De kern is je kostprijs per klant. Veel pakketten hanteren een samenstelling van een prijs per klant, een bedrag per gebruiker en aparte onderdelen voor facturatie of bankkoppeling. Dat maakt je kostprijs per klant lastig te bepalen, en dus je offerte naar je klant eveneens. Cleverboek doet dat anders: één tarief per klantdossier, met het volledige pakket inbegrepen. Er zijn geen extra pakketten, geen kosten per gebruiker en geen staffel die pas later gunstig wordt.
In de praktijk scheelt dat veel. Je kunt je prijs naar je klant toe uitleggen zonder eerst te hoeven onderhandelen. Een boekhouder met twintig klanten betaalt vier keer minder dan een kantoor met tachtig klanten, en ieder betaalt hetzelfde per dossier. En omdat je maandelijks opzegt per administratie, loop je geen financiëel risico. Vertrekt een klant tussentijds, dan valt die klant simpelweg af en vervalt de rekening meteen.
Begin bij je Klanten
Het model is bewust lineair gehouden. Een zelfstandig boekhouder met vijftien administraties betaalt weinig, wat bij een gemiddeld tarief van een paar tientjes een bescheiden kostenpost vormt. Je kunt gewoon klein instappen, dus niets verplicht je tot volume. Een administratiekantoor met vijfenzeventig administraties betaalt evenredig meer, en betaalt niets extra voor medewerkers. Een groot kantoor met tweehonderdvijftig administraties ziet het model niet veranderen.
Die voorspelbaarheid is goud waard. Omdat het model niet verandert als je groeit, hoef je bij groei niet over te stappen naar een duurder pakket. Je weet bij elke offerte precies wat je overhoudt. Een kantoor dat op kostprijs stuurt wint aan overzicht met vaste kosten. Cleverboek houdt het bewust eenvoudig, zonder staffel.
Laat Klanten Aanleveren
Tijd gaat vooral verloren aan nazoeken. Bonnen komen pas laat binnen, inkoopfacturen blijven in een mailbox hangen, en een klant belt om te vragen of iets al verwerkt is. In Cleverboek heeft de klant toegang tot zijn dossier. Hij maakt een foto van zijn kassabon, en scan en Top 10 boekhoudprogramma's voor boekhouders in Nederland herken zet de gegevens klaar. De bankkoppeling haalt transacties automatisch op, en de automatische herkenning pakt terugkerende regels.
Het restwerk is vooral checken. Omdat kantoor en klant één beeld delen, verschuift het gesprek. In plaats van oude cijfers doornemen, kun je adviseren over wat er nu staat. Dat is de dienst waarvoor klanten betalen. Een kantoor dat klanten zelf laat aanleveren houdt ruimte over voor advies.
Stap Gefaseerd Over
Overstappen met een heel kantoor tegelijk is riskant. Het werkt slimmer om met een paar dossiers te beginnen die je goed kent, die eerst even te laten wennen, en pas daarna de rest over te zetten. Omdat je per administratie betaalt en per maand opzegt, kost dat rustige tempo geen cent meer.
De begeleiding bij de overstap is er om te helpen. Openstaande posten, boekhouding en klantgegevens gaan netjes over uit het bestaande systeem, of je nu met een spreadsheet werkte of iets anders. Je klant ervaart vooral voordeel, behalve dat hij voortaan zelf inzicht heeft. Zo'n overstap blijft overzichtelijk.
Alles Inbegrepen
Er bestaat geen uitgeklede basisversie. Elke klantadministratie krijgt alles wat er is. De bankkoppeling brengt transacties automatisch binnen, en matcht ze met facturen en bonnen, dus niemand hoeft afschriften te importeren. De btw-aangifte wordt opgebouwd uit wat er is geboekt, zodat jij of je medewerker vooral beoordeelt. Inkoopfacturen en boekingen gaan door één proces, telkens netjes gescheiden per klant.
Factureren doet hij zelf. Onbeperkt facturen en offertes, voorzien van je merk, en online betalen via iDEAL, zodat extra software overbodig is. Urenregistratie en kilometerregistratie is inbegrepen, prettig voor adviseurs. Via de mobiele app boekt hij onderweg, dus stukken arriveren direct. Zo blijft het dossier altijd actueel.
Wat je Kiest bij deze Software
Het juiste pakket voor je portefeuille laat je marge intact. Cleverboek biedt alles voor één bedrag, zonder volumetrucs, en zonder instapkosten. Je meldt je kantoor aan, zet zelf de eerste administraties op, en laat collega's meewerken zonder dat de prijs stijgt. Dat maakt het passend bij grotere administratiekantoren.
Je hoeft niet te puzzelen. Vijf euro per klantadministratie, alles erin, en geen jaarverplichting. Begin met de klanten die je als eerste wilt overzetten, proef een periode, en groeit vervolgens door. Zo blijf je sturen op kosten, zonder dat je aan een duur pakket vastzit. Cleverboek maakt boekhouden voor kantoren overzichtelijk, en dat past bij de praktijk van alledag.